Het UBO-register: bewijsdocumenten voortaan verplicht registreren

Isabelle De Wit
Wealth structuring | Estate Planner
  1. Blog
  2. Nieuwe verplichting UBO-register

Het UBO-register: bewijsdocumenten voortaan verplicht registreren

Blog
23 november 2020
Wat betekent dat voor uw maatschap of uw vennootschap?

Sinds vorig jaar zijn vennootschappen, vzw’s en stichtingen verplicht om hun uiteindelijke begunstigden (Ultimate Beneficial Owners) te registreren in het UBO-register. Een recent Koninklijk Besluit van 23 september 2020 voert nu een bijkomende verplichting in. Wat betekent dat voor uw maatschap of andere vennootschap? 

Documentatieplicht

Iedere informatieplichtige moet voortaan de gegevens in het UBO-register staven met bewijsdocumenten, die verplicht moeten worden geüpload in het online platform. Die documenten moeten aantonen dat de informatie in het register adequaat, nauwkeurig en actueel is.

Het KB bepaalt niet over welke stavingsstukken het juist gaat. Dat moet u zelf beoordelen, rekening houdend met uw concrete situatie. Het kan bijvoorbeeld gaan om een kopie van het aandelenregister, de statuten of oprichtingsakte van de vennootschap, een schenkingsakte … De FOD Financiën heeft bevestigd dat die documenten enkel toegankelijk zijn voor bevoegde autoriteiten en niet voor andere entiteiten of burgers.

Het is de wettelijke vertegenwoordiger van de vennootschap, zoals vermeld in de Kruispuntbank van Ondernemingen, die de documenten moet uploaden. Die persoon kan daarvoor eventueel wel een mandaat  aan een derde partij geven (bv. de accountant van de vennootschap). In de gebruikershandleiding vindt u meer informatie over hoe dat concreet werkt.

Als u deze verplichting niet (tijdig) naleeft, riskeert u een administratieve geldboete van 250 euro tot 50.000 euro.

Inwerkingtreding en overgangsperiode

Het KB trad in werking op 11 oktober 2020. Vennootschappen die hun UBO’s na 11 oktober 2020 registreren, zullen onmiddellijk de nodige bewijsdocumenten moeten uploaden.

Voor vennootschappen die de registratie reeds vóór 11 oktober 2020 in orde brachten, zal een overgangsperiode worden voorzien. Aanvankelijk kregen ze tot 30 april 2021 de tijd om hun registratie te vervolledigen, maar de deadline wordt uitgesteld tot 31 augustus 2021.

Jaarlijkse bevestiging en wijzigingen

Tot slot willen wij u eraan herinneren dat de eenmalige registratie niet volstaat. De informatie in het UBO-register moet u ook jaarlijks bevestigen. Om technische redenen heeft de FOD Financiën voor 2020 alle informatie automatisch bevestigd. Voor dit jaar hoeft u zelf dus niets te doen.

De eerstvolgende bevestiging moet gebeuren vóór 31 augustus 2021. Hoe u dat doet, is zeer eenvoudig: u meldt u aan op MyMinfin en gaat naar de pagina waar de uiteindelijke begunstigden van uw vennootschap worden weergegeven. Een simpele klik op de knop ‘Jaarlijkse bevestiging’ volstaat om de gegevens te bevestigen.

Een handige tip is om uw e-mailadres in uw MyMinfin-dossier te registreren. U zal dan een maand vóór het verstrijken van de deadline een herinneringsmail ontvangen in de e-Box (= elektronische brievenbus voor overheidsdocumenten).

Daarnaast moet ook elke wijziging aan de gegevens binnen de maand worden geregistreerd in het UBO-register. Dat is bijvoorbeeld het geval bij uittreding of toetreding van een vennoot of wanneer de participaties wijzigen. Als u in de loop van het jaar een wijziging heeft geregistreerd, begint de termijn van één jaar voor de jaarlijkse bevestiging vanaf dat moment opnieuw te lopen. Breng ook uw private banker op de hoogte van de wijzigingen.

Dit artikel werd geactualiseerd op 20 april 2021.

Isabelle De Wit
Wealth structuring | Estate Planner
Login page tracking pixel